Uitstroom van personeel begrijpen
Wat is uitstroom? – Betekenis en kenmerken
Uitstroom is een term die voornamelijk in de wereld van de P&O (personeel en organisatie) en het domein van de human resources veel gebruikt wordt. Met dit begrip worden alle personeelsleden aangeduid die binnen een bepaald tijdsbestek bij een specifieke organisatie uit dienst zijn getreden. Het is dus het totale aantal werknemers dat binnen een bepaalde periode vertrokken is bij een organisatie.
Er bestaan uiteenlopende vormen van uitstroom van personeel, elke met specifieke oorzaken en achtergronden. Zo kunnen medewerkers een bedrijf verlaten omdat ze ontslag nemen of ontslagen worden, maar ook omdat ze met pensioen gaan of een aflopend contract hebben.
Wat is het uitstroompercentage en hoe kun je het uitstroompercentage berekenen?
Het uitstroompercentage geeft weer hoeveel personeelsleden er procentueel zijn vertrokken binnen een bepaalde periode. Om dit cijfer te achterhalen, neem je het totale aantal medewerkers dat in dat tijdsbestek vertrokken is evenals het gemiddelde aantal medewerkers dat gedurende die periode in dienst was. Vervolgens deel je het eerste getal door het tweede. Om er een percentage van te maken, vermenigvuldig je de uitkomst daarna met 100. Dit is dus de formule:
aantal vertrokken werknemers / gemiddelde aantal werknemers * 100 = uitstroompercentage
Als er in het eerste halfjaar van 2021 bijvoorbeeld 30 werknemers vertrokken zijn op een gemiddelde van 150 werknemers, heb je voor die periode een uitstroompercentage van 20%:
30 / 150 * 100 = 20
Om specifieke vormen hiervan te kunnen meten, neem je net iets andere getallen, namelijk het aantal van de groep waarom het gaat. Wil je bijvoorbeeld het aantal ontslagen medewerkers berekenen, dan neem je alleen het aantal medewerkers dat vanwege ontslag vertrokken is. Als dat er bijvoorbeeld 15 waren in het eerste halfjaar van 2021, bedraagt het percentage ontslagen medewerkers 10%:
15 / 150 * 100 = 10
Wat is personeelsverloop? – Betekenis en kenmerken
De term personeelsverloop duidt de verandering van het personeelbestand binnen een bepaalde organisatie aan. Het begrip wordt gebruikt om een indruk te krijgen van het aantal werknemers dat vertrokken (uitstroom), aangetrokken (instroom) of intern van positie veranderd is (doorstroom).
Er zijn diverse factoren die een rol kunnen spelen bij de in-, door- en uitstroom van personeel. Sommige factoren die hierbij een rol spelen, worden doorgaans als negatief of juist positief bestempeld, terwijl andere oorzaken als neutraal en/of onvermijdelijk beschouwd worden. Ontslag wordt bijvoorbeeld over het algemeen vaak als negatief bestempeld, terwijl pensionering normaal gesproken neutraal aangemerkt wordt.
Instroom, doorstroom en uitstroom
Het verloop van personeel kan in drie categorieën worden opgedeeld: instroom, doorstroom en uitstroom. Het begrip instroom verwijst naar de verse krachten die gehaald zijn om open posities op te vullen. Bij doorstroom heeft men het over de personeelsleden die binnen de organisatie op een andere positie overstappen, bijvoorbeeld vanwege promotie. De derde categorie, uitstroom van personeel, ligt vanwege de verscheidenheid aan oorzaken iets gedifferentieerder.
Uitstroom personeel – Betekenis en kenmerken
Onder uitstroom vallen ten eerste personeelsleden die ontslag nemen (vrijwillig vertrek) of ontslagen worden (gedwongen vertrek). Ten tweede behoren tot deze categorie ook alle werknemers die ermee stoppen omdat ze met pensioen gaan (soms vervroegd), arbeidsongeschikt raken of simpelweg een aflopend contract hebben. In de laatstgenoemde gevallen is er sprake van natuurlijk verloop.
Verschil uitstroom
en verloop
Uitstroom is een vorm van personeelsverloop. De term personeelsverloop slaat op alle personeelsbewegingen binnen een organisatie, terwijl uitstroom alleen betrekking heeft op de personeelsleden die een organisatie verlaten.
Verschillende soorten uitstroom
Er bestaat enkele verschillende vormen van uitstroom, die over het algemeen onderverdeeld worden al naargelang of het om eensgezinde beslissingen gaat of niet.
Vrijwillig en gedwongen vertrek
Het komt voor dat een arbeidscontract vroegtijdig ontbonden wordt. De redenen hiervoor zijn te talrijk om hier op te noemen. Veelvoorkomende redenen voor ontslag zijn een verhuizing naar een ander landsdeel of het buitenland, ontevredenheid met de omstandigheden of de carrièrekansen, maar ook ontevredenheid over de organisatie, het team of de leidinggevenden. Andersom kan een werkgever ook ontevreden zijn over de prestaties van een werknemer of over zijn of haar gedrag en/of houding.
Als een werknemer zelf ontslag neemt, noemt men dat vrijwillig vertrek. Wordt het ontslag door de werkgever geïnitieerd, dan is er sprake van een gedwongen vertrek.
Natuurlijk verloop – Betekenis en kenmerken
Deze categorie biedt onderdak aan alle vormen waar een zekere mate van natuurlijkheid of voorspelbaarheid een rol spelen. Hierdoor kunnen werkgevers er in meer of mindere mate op inspelen of zich erop voorbereiden.
Van deze categorie is bijvoorbeeld sprake als een werknemer vanwege (al dan niet vervroegde) pensionering of bij het aflopen van een tijdelijk contract uit dienst treedt. Een werkgever heeft hier zicht op en kan het dus bijtijds opvangen door van tevoren op zoek te gaan naar vervangend personeel. Ook kan men besluiten om de positie af te bouwen als iemand met pensioen gaat.
Andere vormen die weliswaar minder voorspelbaar zijn, maar ook tot deze categorie behoren, zijn uitdiensttreding vanwege arbeidsongeschiktheid of overlijden. In dit geval gaat het om natuurlijke oorzaken die uiteraard niet te voorspellen vallen. Wel kunnen werkgevers zich hier in zekere zin op voorbereiden in de vorm van verzekeringen.
Wat zijn de redenen voor uitstroom van personeel?
Er zijn in principe heel veel verschillende redenen voor uitstroom van personeel op te noemen. En soms spelen ook meerdere beweeggronden tegelijkertijd een rol bij het beëindigen van het dienstverband van of door een personeelslid.
Als een werknemer ontslag neemt, kan een reden zijn dat diegene een andere baan gevonden heeft die hem of haar beter bevalt of simpelweg dichter bij huis is. Maar net zo goed kan een vrijwillig ontslag het gevolg zijn van totaal andere factoren die soms helemaal niets met de baan zelf te maken hebben. Denk aan een verhuizing naar een te ver weg gelegen woonplaats of veranderingen in de familiaire kring. En soms nemen werknemers ontslag om de zorg voor een gezinslid of naaste op zich te nemen.
Bij gedwongen vertrek kan onder meer sprake zijn van ondermaatse prestaties of het niet nakomen van afspraken, een verziekte werksfeer of zelfs seksuele intimidatie, maar er zijn uiteraard tal van redenen voor ontslag die hier niet allemaal opgenoemd kunnen worden.
Bij natuurlijk verloop gaat het om natuurlijke redenen die in zekere zin afzienbaar of onvermijdelijk zijn. Bij deze vorm wordt een dienstverband beëindig omdat iemand de pensioengerechtigde leeftijd behaald heeft, ten gevolge van een ongeluk of overlijden niet meer verder werken kan, of simpelweg een aflopend contract heeft.
Uitstroom personeel verminderen
Het is voor werkgevers van groot belang om de uitstroom van hun personeel nauwlettend in de gaten te houden. Want alhoewel er ook gewenste en neutrale vormen van dit fenomeen bestaan, lopen werkgevers niettemin vaak tegen ongewenste uitstroom aan. Als dit het geval is, is het de hoogste tijd om maatregelen te treffen en een ‘uitstroom-beleid’ in te voeren.
Kosten uitstroom
Aan uitstroom van personeel kunnen al naargelang de vorm en mate ervan namelijk hoge kosten verbonden zijn. Als er een werknemer verdwijnt, komt er ook automatisch een positie vrij.
Werkgevers kunnen ervoor kiezen de positie niet opnieuw te bezetten en dus af te bouwen. De taken moeten dan vaak over andere personeelsleden verdeeld worden. Dit betekent echter dat die weer meer op hun bordje krijgen en een grotere kans lopen om overspannen te raken.
Als een werkgever er daarentegen voor kiest om de positie wel weer te bezetten, ontstaan er kosten vanwege de sollicitatieprocedure of recruitment.
Onderzoek uitstroom personeel
Les RH peuvent également proposer des formations, des activités de développement personnel, ou encore des activités de renforcement d’équipe, lesquelles contribuent à créer une cohésion de groupe. En outre, la société peut décider de développer une culture du feedback. Le feedback, surtout s’il est anonymisé, peut largement contribuer à identifier les sources de départ volontaire du personnel, et permet ainsi de prendre des mesures pour y remédier.
Hoe kun je uitstroom onder thuiswerkenden aanpakken?
De afgelopen jaren is er veel veranderd op het vlak van werk en carrière. Diverse factoren hebben eraan bijgedragen dat werknemers minder lang voor dezelfde werkgever werken en tijdens hun beroepsleven vaker van werkplek wisselen. Verder heeft de coronapandemie de overgang naar thuiswerken en hybride werken enorm versneld. Vooral dit laatste punt is er eentje waar werkgevers op moeten letten. Want gezien de vele voordelen die thuiswerken biedt – voor zowel werkgever als werknemer – valt ervan uit te gaan dit het een blijvertje is.
Het nadeel hiervan is dat er minder binding met collega’s, leidinggevenden, werkplek en werkgever ontstaat, waardoor de betrokkenheid kan aftakelen. De reden hiervoor is simpel: collega’s brengen minder tijd met elkaar door aan de koffieautomaat of in de pauze, ontmoeten elkaar voornamelijk digitaal voor doelmatige gesprekken en zijn simpelweg niet fysiek op kantoor aanwezig, waardoor het abstract blijft of wordt.
Door het ontbreken van “small talk” en korte ontmoetingen in de wandelgangen is het voor leidinggevenden moeilijker om te polsen hoe het met collega’s gaat en te laten merken dat hij of zij er voor hen is. Daarom is het extra belangrijk om veel en goed te communiceren. Leidinggevenden doen er goed aan om regelmatig contact op te nemen met thuiswerkende collega’s en te vragen hoe het gaat. Daarbij is het belangrijk om hun niet het gevoel te geven dat ze in de gaten gehouden worden.
Nieuws uit de branche over uitstroom van medewerkers
Langzamerhand dringt ook tot het algemene bewustzijn door dat werknemers niet oneindig en inwisselbaar zijn. Deskundigen en organisaties zien in dat het steeds belangrijker wordt – zeker naarmate de arbeidsmarkt krapper wordt – om goed zicht op en inzicht in de uitstroom van medewerkers te krijgen.
Experts stellen verschillende manieren van onderzoek voor om te peilen hoe werknemers zich voelen en welke redenen ze hebben om een bedrijf te verlaten. Met behulp van een tevredenheidsonderzoek onder de medewerkers kan worden achterhaald welke kritiek- en verbeterpunten er bestaan. Dit helpt organisaties om op tijd in te grijpen voordat werknemers ontslag nemen.
Ook kan het helpen om bij de uitdiensttreding een zogenaamd exitgesprek te voeren en in dat gesprek te achterhalen wat de drijfveren waren om de organisatie te verlaten. De feedback die uit dit gesprek naar voren komt, kan worden omgezet in beleid dat het uitstroompercentage verbetert.
Het helpt ook om te weten welk uitstroompercentage gemiddeld is in de branche. Aan de hand daarvan kunnen benchmarks worden vastgesteld die helpen bij de vergelijking van het eigen getal. Zo kunnen organisaties vergelijken en inzien hoe hoog hun uitstroompercentage is.
Ongewenste uitstroom tegengaan: een cultuuromslag
Uitstroom hoort bij het bedrijfsleven. Er bestaat geen personeelslid op wie dit niet op een gegeven moment van toepassing is – of een werknemer nou ontslag neemt, ontslagen wordt, met pensioen gaat of arbeidsongeschikt raakt. Waarom zijn of haar dienstverband ook beëindigd wordt, er is altijd sprake van uitstroom.
Maar niet elke vorm is gezonde of gewenste uitstroom. Als er te veel werknemers ontslag nemen, moet een werkgever zich flink achter de oren krabben. Maar ook andersom geldt: ontslaat een organisatie voortdurend haar werknemers, dan is de grote vraag of er wel de juiste mensen worden aangenomen.
Om het probleem bij de wortels aan te pakken, moeten fundamentele veranderingen worden doorgevoerd. Tevreden werknemers zullen minder snel ontslag nemen en ook minder snel ontslagen worden, aangezien ze er baat bij hebben hun werk goed te doen.
De eerste stap kan betere recruitment zijn. Als aan de poorten al een betere selectie getroffen wordt, is de kans kleiner dat werknemers een mismatch blijken. Dit kan op de korte termijn meer kosten, maar op de lange termijn nog meer opleveren.
Verder doen organisaties er goed aan hun personeel gezond en gelukkig te houden. Dit kunnen ze bereiken door de omstandigheden te verbeteren, mogelijkheden tot professionele en persoonlijke ontplooiing te verschaffen, maar ook door variabele werktijden, meer vakantiedagen en andere opties aan te bieden.
