Wat is de 9 box grid?
De 9 box grid, die in het Nederland ook wel eens het 9 grid-model wordt genoemd, is een HR-tool waarmee we medewerkers kunnen beoordelen. Concreet worden hiermee de prestaties en het potentieel van werknemers tegen het licht gehouden. De 9-box grid is daarom ook prima bruikbaar bij beoordelingsgesprekken. Sterker nog: de medewerker krijgt deze beoordeling te zien en vaak wordt deze in samenspraak met de werknemer ingevuld.
Het 9 grid-model is ontwikkeld door managementconsultancy-bureau McKinsey & Company. Het maakt de positie van een werknemer in een bedrijf heel visueel. Daarnaast stelt het organisaties in staat om de zogeheten high-potentials en toptalenten te identificeren. De 9 box grid en talentmanagement zijn dan ook nauw verwant. Wanneer het toptalent is geïdentificeerd, kan een bedrijf zich inzetten om dit talent te behouden en nieuw talent aan te trekken.
Tot slot is dit model ook geschikt voor het aanwijzen van werknemers die niet goed op hun plek zitten en mogelijk moeten uitstromen.
Hoe werkt het 9 grid-model?
De 9 box grid is een raster dat bestaat uit negen vakken, die zijn verdeeld over drie rijen en drie kolommen. Dit raster biedt een even eenvoudige als krachtige manier om de prestaties en het potentieel van werknemers te benoemen. Elke ‘box’ in de matrix staat voor een andere combinatie van prestaties en potentieel.
De verticale as geeft het potentieel van een medewerker aan. Een plekje aan de onderkant staat voor een laag potentieel, in het midden is er sprake van een gemiddeld potentieel, en wanneer een werknemer bovenaan wordt geplaatst, zit het wel goed met het potentieel van deze medewerker.
De positie op de horizontale as geeft aan hoe de prestaties van iemand zijn. Idealiter komt niemand in je organisatie aan de linkerkant terecht, waar de prestaties laag zijn. De box aan de rechterkant geeft het het hoogste prestatieniveau aan: er wordt verwacht dat de beste werknemers in jouw organisatie zich hier bevinden.
HR-professionals kunnen een werknemer in een bepaald vak plaatsen door te beoordelen hoe goed ze presteren in hun werk en wat hun potentieel is om in de toekomst te groeien. HR-professionals kunnen deze informatie gebruiken om medewerkers onderling te vergelijken en te bepalen welke werknemers voor een bonus of voor promotie in aanmerking komen.
De voordelen van het 9 grid-model
Er is veel voor te zeggen om de 9 box grid te gebruiken. Ten eerste maakt dit model de waarde van een werknemer voor het bedrijf buitengewoon visueel. De score geeft niet alleen de huidige waarde, maar ook de toekomstige waarde weer. HR-professionals die beoordelingen snel met elkaar willen vergelijken, kunnen de posities in dit raster bekijken. Hoe verder naar rechts en naar boven een medewerker staat, des te waardevoller hij of zij is. De echte toppers staan helemaal rechtsboven.
Ook is dit een goede tool om de ontwikkelingsbehoeften van medewerkers te bepalen. Wie rechtsboven scoort, is misschien rijp voor een leiderschapscursus of een managementopleiding. Werknemers die daarentegen op allerlei vlakken lager scoren, dienen wellicht vaardigheden als tijdmanagement of communicatie te ontwikkelen. En voor medewerkers die helemaal linksonder staan, is er eigenlijk geen redden meer aan.
De 9 box grid is daarnaast een toegankelijk en makkelijk te gebruiken hulpmiddel. Omdat het om een subjectieve beoordeling gaat die is gebaseerd op de eigen interpretatie van de HR-professional, is er weinig tijd en moeite voor nodig om het toe te passen. Dit in tegenstelling tot objectieve beoordelingsmethoden.
Verder helpt het 9 grid-model HR-professionals bij het maken van belangrijke beslissingen over promotie, salarisverhoging, functiewijzigingen en andere personeelskwesties. Dit model biedt waardevolle informatie over de prestaties van de werknemers, waardoor HR-professionals adequaat kunnen reageren, indien nodig. Als voorbeeld: iemand met een laag potentieel die gemiddeld presteert, kan bijvoorbeeld prima op zijn plek zitten wanneer het om eenvoudige of eentonige werkzaamheden gaat. En iemand die een lage prestatie levert maar een hoog potentieel heeft, is een typische starter. Zo iemand heeft de ruimte nodig om bijvoorbeeld zijn creativiteit of ondernemerschap aan te tonen.
Naast het evalueren van afzonderlijke medewerkers, kan de 9 box grid ook worden gebruikt om de algemene organisatorische prestaties te beoordelen. Door de prestaties van verschillende werknemers in het raster te plaatsen, kunnen HR-professionals inzicht krijgen in hoe prestaties zich binnen de organisatie verhouden. Dit kan nuttig zijn bij het vinden van prestatieproblemen en knelpunten, bijvoorbeeld op afdelingsniveau.
Tot slot helpt het 9 grid-model HR-professionals om effectieve feedback aan medewerkers te geven. Omdat de prestaties en het potentieel in het raster worden gedeeld, moet de HR-medewerker to-the-point zijn: waaróm heeft het personeelslid deze score gekregen?
1. Bepaal de criteria voor prestaties
Bepaal welke prestatie-indicatoren relevant zijn voor de posities die je wilt evalueren. Dit kan bijvoorbeeld gaan om verkoopcijfers, klanttevredenheid, efficiëntie, enz.
2. Maak een x-as
Maak een horizontale as met een schaal van prestatie-indicatoren. In dit geval gaat het om drie indicatoren: slechte prestaties, gemiddelde prestaties en prima prestaties.
3. Maak een y-as
Teken een y-as met een schaal van potentieel. Bij het 9 grid-model zijn er drie niveaus op deze as: laag potentieel, gemiddeld potentieel en hoog potentieel.
4. Teken de 9 ‘boxes’
Maak 9 vakken door de x- en y-as te kruisen. Met deze vakken visualiseer je de prestatie-indicatoren en het potentieel van werknemers.
5. Plaats werknemers in de 9 vakken
Plaats werknemers in de 9 vakken op basis van hun prestaties en potentieel. Dit kun je doen door hun prestaties te evalueren aan de hand van criteria die je eerder hebt bepaald. Hun potentieel kun je beoordelen op basis van gesprekken met werknemers, feedback van collega's of beoordelingen van leidinggevenden.
6. Beoordeel de 9 vakken
Beoordeel de 9 vakken om te zien waar werknemers zich bevinden. Dit kan helpen bij het vinden van verbeterpunten en het zien waar potentieel aanwezig is.
7. Maak actieplannen
Maak actieplannen voor werknemers die zich in de verschillende vakken bevinden. Dit kan bijvoorbeeld gaan om extra opleidingen of coaching voor werknemers met lage prestaties en een hoog potentieel of promoties voor werknemers met hoge prestaties en een hoog potentieel.
8. Volg de ontwikkeling van de werknemers
Evalueer de prestaties en het potentieel van medewerkers na verloop van tijd opnieuw. Zo kun je zien hoe ze zich ontwikkelen en kun je hier de nodige actie bij nemen.
