Matrice 9 cases : une définition
La matrice à 9 cases (9 box grid en anglais), parfois aussi appelée grille à 9 cases, est un outil de gestion des talents bien connu dans le domaine des ressources humaines. Il permet de répartir les collaborateurs d’une entreprise en neuf groupes, en fonction de leurs performances et de leur potentiel.
Lorsqu’ils évaluent la performance des salariés, les managers prêtent souvent attention à deux aspects en particulier, à savoir leurs performances actuelles et leurs performances futures, que l’on appelle « potentiel » dans le contexte de la matrice à 9 cases.
Les collaborateurs les plus performants, mais dont le potentiel est faible, sont souvent appréciés, au même titre que les jeunes recrues, peut-être moins performantes, mais dont le potentiel est élevé. En revanche, les collaborateurs peu performants et au potentiel faible exigent une attention toute particulière, parce qu’ils ne contribuent que peu aux objectifs actuels de l’entreprise et qu’il est peu probable que cela change sans intervention de votre part.
La matrice à 9 cases est donc un outil de ressources humaines qui fournit un cadre concret pour gérer toute la force de travail d’une organisation.
Ill. : principe de la matrice à 9 cases : mise en relation de la performance et du potentiel.
Fonctionnement de la matrice à 9 cases
Concrètement, la matrice à 9 cases est donc un outil visuel, une grille de forme carrée composée généralement de 3 x 3 cases (bien qu’il existe des variantes en 4 x 4), qui permet de catégoriser les collaborateurs d’une entreprise en fonction de leur performance et de leur potentiel.
À chacune des cases de la 9 box grid est associée une forme de diagnostic professionnel. Les ressources humaines se chargent de conduire des évaluations de potentiel et de performance des salariés, puis remplissent la matrice à 9 cases en fonction des résultats obtenus. L’axe horizontal permet de mesurer les performances d’un collaborateur (performances basses / modérées / élevées), tandis que l’axe vertical mesure son potentiel (potentiel bas / modéré / élevé).
Pour résumer les quatre extrêmes : dans la case en bas à gauche, on retrouve les collaborateurs les moins performants et au potentiel le plus bas, c’est-à-dire des effectifs en sous-performance, qui représentent un risque pour votre entreprise, et dont le recrutement a probablement été une erreur de votre part.
La case en bas à droite est réservée à vos collaborateurs les plus assidus, ceux qui travaillent d’arrache-pied, mais qui ne semblent pas montrer un désir particulier de progresser en compétences ou en responsabilités dans votre entreprise. Ces collaborateurs sont précieux, mais il vaut mieux éviter de leur offrir une promotion tant que leur potentiel reste bas : il s’agit de trouver une stratégie pour les récompenser tout en les gardant à leur poste actuel.
En haut à gauche, au contraire, on retrouve des collaborateurs parmi les plus dynamiques et les plus motivés, mais dont les résultats sont médiocres. Plusieurs raisons possibles : ils ne sont peut-être pas au poste le plus adéquat par rapport à leurs compétences, ou ce sont de nouvelles recrues qui ont encore besoin de temps avant de maîtriser pleinement leur rôle. Quoi qu’il en soit, une intervention s’avère souvent nécessaire, car il s’agit potentiellement de vos collaborateurs modèles de demain.
Quant à la case en haut à droite, vous l’aurez deviné : elle est réservée à vos collaborateurs les plus efficaces et les plus motivés, sans doute les prochains leaders de votre entreprise.
Ill. : matrice à 9 cases avec exemples de désignations en anglais et en français pour les « stars » (rose), les « risques » (rouge), les « moyennes basses » (jaune) et les « moyennes hautes » (vert).
Les avantages de la matrice à 9 cases
La matrice à 9 cases est une grille d’évaluation de potentiel et de performance très populaire, souvent présente dans la boîte à outils des ressources humaines.
Elle présente un premier avantage flagrant : elle est simple d’utilisation et est facile à interpréter. À la suite des procédures d’évaluation, les ressources humaines n’ont qu’à saisir les noms des collaborateurs dans l’une des neuf cases en fonction des résultats de performance et de potentiel. Vos managers profitent ainsi d’un outil de visualisation clair, dans lequel chaque case est associée à une liste de mesures pouvant être prises selon le collaborateur dont il est question. De plus, l’outil peut être facilement expliqué à une personne non initiée aux pratiques des ressources humaines.
En outre, cette grille à 9 cases permet d’identifier rapidement les talents aux compétences et qualités rares, qu’il s’agisse des collaborateurs les plus performants, que vous pouvez alors récompenser et encourager, ou de ceux au potentiel le plus élevé, pour lesquels vous pourrez alors mettre en place des mesures leur permettant de gagner en efficacité. À vous alors de décider comment engager, développer ou récompenser ces collaborateurs. Bien employée, la matrice à 9 cases permet donc de contribuer aux bonnes performances et à la compétitivité de votre entreprise à long terme.
Il est également à noter que cet outil représente une approche multifactorielle de l’évaluation et de la gestion des talents. Il permet une représentation graphique simultanée de plusieurs éléments, et est donc plus complet que si vous ne vous intéressiez, par exemple, qu’à la seule performance actuelle ou au seul potentiel de l’un de vos collaborateurs.
De même, la matrice à 9 cases est source de transparence, car elle exige une communication ouverte et honnête au sein de l’équipe de direction quand vient l’heure d’évaluer les performances et le potentiel de chaque collaborateur. Ces discussions permettent de clarifier les attentes des dirigeants vis-à-vis de chacun en fonction des objectifs de l’organisation.
Enfin, il s’agit d’un outil de ressources humaines polyvalent, pouvant être utilisé non seulement dans le contexte de la gestion des talents, mais aussi pour résoudre, par exemple, d’éventuels problèmes d’attrition des employés, ou encore dans le cadre du roulement de vos effectifs. En effet, la matrice à 9 cases vous offre un aperçu efficace du potentiel de vos collaborateurs et des postes auxquels ils pourraient s’épanouir. Elle peut aussi vous aider à choisir quels seront vos prochains chefs d’équipe et managers.
Naturellement, quand bien même son utilisation est commune, la matrice à 9 cases ne présente pas que des avantages pour autant. Nous nous intéressons également aux inconvénients que son utilisation peut représenter plus bas dans cet article.
Ill. : mesures potentielles pour chaque case. Les collaborateurs dans la case en haut à droite (rose) peuvent être promus prochainement. Les personnes qui se trouvent dans les trois cases environnantes (vert) peuvent bénéficier d’un plan de développement visant à les faire accéder à la catégorie en haut à droite. Pour les autres cases, cela dépend de l’entreprise : certaines préfèrent ne pas investir dans les personnes peu performantes (colonne de gauche), d’autres ne pas encourager le développement des personnes à faible potentiel (ligne du bas).
Au terme de l’évaluation des performances, chaque collaborateur doit être classé comme étant :
De performance faible, c’est-à-dire que la personne ne parvient pas à atteindre ses objectifs professionnels et ne répond pas aux attentes.
De performance modérée, c’est-à-dire que la personne répond partiellement aux exigences liées à son poste et atteint certains de ses objectifs.
De performance élevée, c’est-à-dire que la personne répond pleinement aux exigences liées à son poste et atteint ses objectifs constamment.
Au niveau de son potentiel, le collaborateur est qualifié comme étant :
De potentiel faible, c’est-à-dire que la personne a atteint sa capacité maximale et n’a ni le désir ni la motivation de poursuivre son développement professionnel.
De potentiel modéré, c’est-à-dire que la personne souhaite se développer, devenir plus performante et acquérir de nouvelles compétences.
De potentiel élevé, c’est-à-dire que la personne dépasse les attentes de son poste en matière de responsabilités, fait montre d’un enthousiasme certain et est prête à relever de nouveaux défis.
